Документация СМК

Главная » Менеджмент качества в таможенной деятельности » Документация СМК

Документация СМК

Creative Commons «Attribution» («Атрибуция») 4.0 Всемирная.

Пункт 4.1 ISO 9001:2000 "Общие требования" требует от организации "разработать, документировать, внедрить и поддерживать систему менеджмента качества и постоянно повышать ее эффективность в соответствии с требованиями настоящего Международного стандарта".
В настоящее время объем нормативной и технической документации многих организаций и их бюрократизация достигла таких размеров, что предприятие, пытающееся регламентировать все и вся, не способно к развитию. Найти меру масштаба и глубины документирования СМК призваны международные стандарты ИСО серии 9000 и аутентичные государственные ГОСТ Р ИСО серии 9000, отчет ИСО/ТО 10013 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества»Технического комитета ИСО/ТК 176.
Организация не ограничивается в выборе способа документирования своей СМК. Каждая отдельная организация должна разрабатывать такое количество документации, которое необходимо для демонстрации действенного планировании, эксплуатации, контроля и непрерывного улучшения своей СМК и ее процессов. Не надо забывать, что документаций необходима для прохождения сертификации СМК, то есть на подтверждение СМК организации требованиям международных стандартов. При прохождении сертификации организуется аудит третьей стороной - органом по сертификации, имеющим в области аккредитации право проводить такие аудиты в данной сфере деятельности. Это орган и проверяет СМК и документацию на соответствие международным стандартам качества.

Ценность документации СМК
Документация дает возможность передавать намерение и последовательность действий. Ее использование позволят проследить за этапами процесса, параметрами, то есть обеспечивать прослеживаемость; с помощью документов – записей предоставляются объективные свидетельства улучшений, она помогает оценивать результативность и пригодность системы менеджмента качества.
Система менеджмента качества документируется для того, чтобы все одинаково правильно понимали и выполняли свою работу.
Цели и выгоды наличия документации СМК для организации включают следующие:
предоставляет информацию смежным группам для лучших взаимоотношений;
подтверждает приверженность руководства к вопросам качества;
помогает сотрудникам осознать их роль внутри организации;
обеспечивает основу для ожиданий от выполнения работы;
обеспечивает объективные доказательства о выполнении требований;
дает основу для подготовки новых сотрудников и периодической переподготовки штатного персонала;
обеспечивает основу для порядка и равновесия и согласованность действий внутри организации;
демонстрирует ЗС возможности внутри организации;
является основой для проверки СМК;
Нормативная база для подготовки и управления документацией включает:
Общероссийский классификатор управленческой документации дата введения 1994-07-01.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело термины и определения. Дата введения 1999-01-01, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (вниидад) Федеральной архивной службы России
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов дата введения 2003-07-01.
Отчет ИСО/ТR 10013: 2001 «Руководство по документации систем менеджмента качества» Технического комитета ИСО/ТК 176.Этот нормативный документ является главным.
Стандарт ИСО 9001:2000.
В стандарте ИСО 9001:2000 приведены требования к системе менеджмента качества, в том числе в 4 разделе этого стандарта приводятся требования к документации. Документация в СМК должна обладать определенной ценностью.
Информация по стандарту – это значимые данные.
Документ – это информация и соответствующий носитель.
В соответствии с п. 4.2 ISO 9001:2000 "Требования к документации", документы могут быть в любой форме или на любом типе носителя и что в п. 3.7.2 ISO 9000:2000 для определения "документ" даны следующие примеры:
бумага;
магнитный носитель;
электронный или оптический компьютерный диск;
фотография;
типовая форма.
актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе.

Документация СМК может быть на любом типе носителя, таком как печатная копия или электронный носитель.
Примечание. Некоторые преимущества использования электронного носителя:
а) соответствующий персонал в любое время имеет доступ к одной и той же откорректированной информации;
б) доступ и изменения легко выполнять и контролировать;
в) рассылка осуществляется немедленно и легко контролируется с возможностью получения печатных копий;
г) наличие доступа к документам из удаленных подразделений;
д) изъятие устаревших документов простое и эффективное.
Документация СМК может включать определения. Используемый словарь должен соответствовать стандартным определениям и терминам, на которые ссылаются в ИСО 9000, или общепринятым.
Документация СМК обычно включает следующее:
а) политика в области качества и ее цели;
б) руководство по качеству;
в) документированные процедуры;
г) рабочие инструкции;
д) формы;
е) планы по качеству;
ж) спецификации;
з) внешние документы;
и) отчетные документы.

Степень документированности СМК может отличаться для различных организаций в зависимости от:
размера организации и вида деятельности;
сложности процессов и их взаимодействия;
компетенции персонала.
Все документы, которые образуют части СМК, должны находиться под управлением в соответствии с п. 4.2.3 ISO 9001:2000 или применительно к особым случаям регистрации данных, в соответствии с п. 4.2.4.

Основными общесистемными документами являются:
1. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ - Руководство по качеству, Политика, цели и 6 процедур в соответствии с требованиями ИСО 9001:
Корректирующие действия
Предупреждающие действия
Управление несоответствующей продукцией
Управление внутренними проверками
Управление документацией
Управление записями
2. НА УСМОТРЕНИЕ КОМПАНИИ могут быть разработаны, например:
Процедура мониторинга результативности процессов
Процедура оценки удовлетворенности внутренних потребителей
И т.д.
Создание документации следует быть не самоцелью, а деятельностью, добавляющей ценность.

Типы документов, используемых в системах менеджмента качества

Уровень 1
Общее описание построения СМК: намерения, направления деятельности, цели, структура, полномочия, ответственность и взаимодействие.
Руководство по качеству — документ, описывающий в целом СМК (какие виды деятельности охватывает СМК, как взаимодействуют процессы, какие процедуры имеются и т.п.).
Предназначена для концептуального описания СМК (область применения СМК, общие сведения об организации, политику и цели в области качества (ПЦОК), если организация решает включить ПЦОК в РК, документированные процедуры/ссылки на них и т.д.), процессов СМК и взаимодействия их между собой.
Небольшие организации могут найти для себя приемлемым включить описание своей полной СМК в единственное руководство, включая требуемые стандартом документированные процедуры.
Большим, многонациональным организациям может потребоваться несколько руководств на глобальном, национальном или региональном уровнях и более сложная иерархия документов.

Политика в области качества – основные направления, цели и задачи организации в области качества, специально сформулированные ее высшим руководством. Она является элементом общей политики и формулируется чаще всего в виде принципа деятельности предприятия в части качества или долгосрочной цели.
Высшее руководство должно обеспечить, чтобы Политика в области качества:
а)    соответствовала целям организации;
б)    включала обязательство соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность СМК;
в)    создавала основы для постановки и анализа целей в области качества;
г)    была доведена до сведения персонала организации и понятна ему;
д)    анализировалась на постоянную пригодность.
На практике Политика в области качества оформляется различным способом. Она может быть изложена отдельным документом либо на одном красочно оформленном листе, либо в РК, либо в иной форме.
Руководство по качеству является главным документом СМК и служит постоянным справочным материалом при поддержании системы в рабочем состоянии.
Уровень 2
Детальное описание элементов системы – процессов СМК. Описание процессов.
Уровень 3
Обычно описание процессов входит в документированные процедуры.
Третий уровень совмещается со вторым. На этом уровне происходит описание регламентов выполнения действий.
Процедуры — документы устанавливающие порядок выполнения деятельности (к таким документам могут относиться стандарты предприятия (СТП), положения, технологическая документация).
Стандарт ИСО 9001-2001 предусматривает наличие в организации 6 обязательных ДП, как мы уже сказали:
управление документацией,
управление записями,
внутренний аудит,
управление несоответствующей продукцией,
корректирующие действия,
предупреждающие действия.
Документированная (или письменная) процедура устанавливает способ осуществления ключевого процесса. Структура и формат ДП определяется организацией и представляет собой один из следующих способов: текстовое описание, блок-схемы, таблицы / их комбинации, или другим пригодным способом в соответствии с потребностями организации. ДП должна содержать необходимую информацию и иметь уникальную идентификацию. ДП может делать ссылки на рабочие инструкции.
Некоторые организации могут найти для себя удобным соединить процедуры для нескольких видов деятельности в одной документированной процедуре (например, корректирующие действия и предупреждающие действия). Другие могут отдать предпочтение документу по определенному виду деятельности путем использования более чем одной документированной процедуры (например, для внутренних аудитов). И то и другое приемлемо.
Некоторым организациям (в особенности, относительно большим или со сложными процессами) могут потребоваться дополнительные документированные процедуры (в особенности те, которые относятся к процессам по выпуску продукции), чтобы обеспечить эффективность СМК.
Другим организациям могут потребоваться дополнительные процедуры, но размеры или культура этих организаций таковы, что они могут эффективно осуществляться без необходимости их документирования. Однако, для того, чтобы продемонстрировать свое соответствие ISO 9001:2000, организация должна быть способной представить объективные доказательства (не обязательно документированные), что ее СМК эффективно функционирует.
Уровень 4
Детальное описание выполняемых действий.
Рабочая инструкция — документ, устанавливающий порядок выполнения конкретной работы на конкретном рабочем месте, это документ, содержащий подробные инструкции того, как выполнять задачи. РИ может документироваться или не документироваться.
РИ может быть подробным письменным описанием, маршрутной картой, шаблоном, моделью, техническим пояснением, включенным в чертеж, спецификацией, инструкцией по эксплуатации оборудования, эскизом, видеоматериалом, chek-листом, сочетанием из перечисленного.
Структура, формат и степень подробности в РИ должны быть привязаны к потребностям персонала в организации и зависеть от сложности работы, применяемых методов, проведенной подготовки, навыков и квалификации персонала. Обучение может сократить потребность в РИ при условии, что заинтересованные лица имеют информацию, для необходимого выполнения своей работы.
Форма — документ, используемый для регистрации данных, требуемых системой менеджмента качества. Форма становится отчетным документом после внесения данных.
Должностная инструкция (ДИ) сотрудника подразделения разрабатывается на основе Положения о подразделении (ПОП) и является основным документом, на основании которого заключается трудовой договор / контракт руководителя предприятия с работником.
ДИ включает: квалификационные требования, порядок назначения (освобождения), функциональные связи, обязанности, права, ответственность, показатели эффективности работы сотрудника.

Уровень 5
Описание форм регистрации исходных и результирующих данных.
Документы, содержащие записи о качестве — журналы, протоколы, акты, контрольные листки, рабочие отчеты. Записи позволяют общаться со всеми ЗЛ даже на языке арбитражного суда. Запись – это документ, содержащий достигнутый результат или свидетельства осуществленной деятельности.

Каждая организация определяет объем требуемой документации и ее носителей. Это зависит от таких факторов, как тип и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, применимые нормативные требования, продемонстрированная способность персонала, а также от степени, в которой необходимо демонстрировать выполнение требований к системе менеджмента качества.
Можно выделить также требование к актуальности и адекватности информации в документе («…организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству…»).
Жизненный цикл документов СМК

Определение потребности – прежде, чем разрабатывать документ, нужно подумать, нужен ли он.
4. Проверка проекта документа на адекватность – любые документы должны формироваться в соответствии с ГОСТами.
5. Регистрация, тиражирование и рассылка – необходим лист рассылки, в котором будет указано, кто получил, кто передал.
6. Актуализация – после анализа того, как работают по документу.

Лекция, реферат. Документация СМК - понятие и виды. Классификация, сущность и особенности. 2021.

Оглавление книги открыть закрыть

Менеджмент качества
Система менеджмента качества
Функции менеджмента качества
Международные стандарты и принципы менеджмента качества
Модели и алгоритм создания СМК
Ориентация на потребителя в системе менеджмента качества таможенных услуг
Взаимодействие потребителя и производителя в системе предоставления услуг
Лидерство как принцип менеджмента качества
Процессный подход в менеджменте качества
Менеджмент процессов
Описание и идентификация процессов в менеджменте качества
Методы менеджмента качества
Методология улучшений в СМК
Документация СМК
Аудит СМК

« назад Оглавление вперед »
Методология улучшений в СМК « | » Аудит СМК