Административный контроль

Главная » Административный менеджмент » 14.6 Административный контроль

Административный контроль

Creative Commons «Attribution» («Атрибуция») 4.0 Всемирная.

В процессе эволюционного развития системы организационного контроля сформировалось и прочно вошло в теорию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как контроллинг.
Э. А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективʜᴏ ᴎкачественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.
При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:
-> административный контроль;
-> технологический контроль;
-> ревизия;
-> функциональный, комплексный и системный аудит.
Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.
Исполнительный контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.
М. М. Максимцов считает, что под административным контролем следует понимать контроль соответствия реальных полномочий руководителя (исполнителя) полномочиям, зафиксированным в документах, регламентирующих деятельность организации.
Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.
Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.
Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.
Базовые принципы административного контроля опираются на четыре составляющие, позволяющие руководителю организации определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль.
Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования.
Принцип места контроля состоит в том, чтобы руководитель организации выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования.
Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективʜᴏ ᴎсвоевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения.
Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работникам фирмы возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы.
В системе административного контроля любой организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:
-> установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;
-> оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;
-> устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам.
Стандарты состояния и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.
Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа:
1) определение способов оценки установленных критериев и разработка оценочных шкал;
2) расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая обязательно должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.
В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:
-> количество выполненных операций;
-> скорость выполнения конкретных операций;
-> количество обработанной документации;
-> затраты рабочего времени;
-> качество управленческого труда (число ошибок);
-> экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда.
Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Нужно отметить, что для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.
Оценка текущего состояния системы управления организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.
Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.
Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.
Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:
-> модификацией целей;
-> внесением изменений и корректив в плановые задания;
-> реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.).
Механизм административного контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.
Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.
Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации.
Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.
Основными объектами административного аудита являются:
-> миссия, цели и задачи организации;
-> законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;
-> стратегии организации;
-> функции организации;
-> структура организации;
-> технологии управления;
-> внутренние и внешние коммуникации;
-> управленческие решения;
-> информационные технологии;
-> системы документооборота.
Базовые принципы административного аудита.
Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.
Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.
Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.
Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.
Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.
Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.
Принцип стандартизации гласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.
Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.
Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.
В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.
-> об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
-> о возможных причинах возникновения отклонения;
-> об анализе последствий отклонения;
-> о рекомендациях по устранению отклонения.
Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания бывают полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.
Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:
1) система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам организации;
2) система контроля обязательно должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления организации;
3) система контроля обязательно должна быть экономична, т. е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;
4) система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;
5) система контроля обязательно должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;
4.2.7. Административный учет
Административный учет представляет собой систему комплексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа.
В качестве предмета административного учета в наиболее общем виде выступает совокупность всех объектов, участвующих в процессе управления деятельностью организации. Объекты административного учета можно условно разделить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресурсы организации. В состав второй группы входят все хозяйственные процессы, протекающие внутри организации.
Производственными ресурсами организации являются:
■ основные фонды (т. е. средства труда);
■ нематериальные активы;
■ материальные ресурсы (предметы труда).
К хозяйственным процессам, являющимся объектами административного учета, относятся следующие виды деятельности:
■ снабженческо-заготовительная;
■ производственная;
■ финансово-сбытовая;
■ организационная.
Методом административного учета называется вся совокупность различных приемов и способов, посредством применения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной системе организации.
Метод управленческого учета включает в себя следующие основные элементы:
■ документирование;
■ инвентаризацию;
■ группировку и обобщение контрольных счетов;
■ планирование;
■ нормирование;
■ лимитирование;
■ контроль;
■ анализ.
Основным источником информации для административного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:
■ осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;
■ увязывать задачи оперативного учета между собой и с задачами календарного планирования;
■ осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;
■ повысить эффективность складского учета.
Этим же целям служит и оперативный учет в организации.
Инвентаризация — это способ определения фактического состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.
Группировка и обобщение контрольных счетов является одним из способов административного учета, который позволяет накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам.
Главными признаками группировки объектов административного учета являются:
■ специфика производственной деятельности организации;
■ технологическая и организационная структура предприятия;
■ организация управления;
■ целевые функции системы управления.
Планирование составляет непрерывный замкнутый циклический процесс, направленный на приведение в соответствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно неразрывно связано с решением будущих проблем организации и основано на использовании метода выбора альтернативных управленческих решений общего и частного характера.
Нормирование представляет собой процесс научного расчета оптимальных норм и нормативов, направленный на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов организации. Комплекс норм и нормативов, применяемых в конкретной организации, образует так называемое нормативное хозяйство указанной организации
Лимитирование основано на системе норм запасов и затрат материальных ресурсов и представляет собой первую ступень контроля за материальными издержками организации. Применительно к хозяйственной деятельности организации лимит — это норма расхода ресурсов на изготовление единицы продукции, закрепленная в технологической документации.
Контроль — завершающий этап планирования и анализа. На этом этапе периодически осуществляется фиксирование состояния объектов административного учета в заданные моменты времени. Основу системы контроля составляет обратная связь, дающая необходимую информацию для осуществления контрольной деятельности.
Практическая реализация административного учета осуществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:
■ Принцип непрерывности деятельности предприятия.
■ Принцип использования единых для планирования и учета единиц измерения.
■ Принцип оценки результатов деятельности структурных подразделений предприятия.
■ Принцип преемственности и многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления.
■ Принцип формирования системы показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления.
■ Принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами.
■ Принцип полноты и аналитичности, призванный обеспечить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета.
■ Принцип периодичности, позволяющий отражать производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политикой.
Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций административного учета, в число которых входят:
1. Обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления.
2. Формирование информации, необходимой для осуществления коммуникационных связей между уровнями управления и структурными подразделениями организации.
3. Оперативный контроль и оценка результатов деятельности отдельных структурных подразделений и организации
в целом.
4. Перспективное планирование и координация развития предприятия в будущем на основе анализа фактических результатов деятельности предприятия.
Основными показателями, характеризующими текущее состояние системы административного учета организации, являются объем информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных элементов системы и характер их взаимодействия.
Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по составу затрат, способам регистрации, идентификации и группировки.
В число элементов систематического учета входят:
1. Измерение и оценка затрат по приобретению и использованию производственных ресурсов.
2. Контроль процессов снабжения, производства и реализации в натуральных единицах измерения.
3. Группировка затрат по статьям расхода и элементам.
4. Внутренняя и внешняя отчетность.
В процессе проблемного учета формируется информация об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и объемах реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расходования производственных ресурсов.
Данные проблемного учета используются в следующих целях:
■ Планирование и прогнозирование затрат и доходов.
■ Анализ расходов и доходов производства.
■ Оценка деятельности отдельных структурных подразделений и организации в целом по критерию величины затрат и доходов.
■ Принятие многовариантных управленческих решений в области производства и сбыта.
■ Разработка моделей управления запасами и затратами.
По степени взаимосвязи между финансовым и управленческим учетом различают две системы административного учета: монистическую и автономную.
Монистическими являются интегрированные системы административного учета, объединяющие систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи счетов бухгалтерского учета.
Автономные системы административного учета образуются в результате обособленного формирования систем систематического и проблемного учета. При этом связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется посредством применения так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.
В процессе функционирования системы частных затрат осуществляется отбор отдельных элементов затрат прямого характера, которые включаются в себестоимость отдельных видов продукции. Затраты, определяемые таким способом, находятся в непосредственной зависимости от величины объема производства, поэтому их принято называть переменными затратами. Калькуляция переменных затрат включает в себя только производственные расходы, связанные с выпуском определенных видов продукции.

Лекция, реферат. Административный контроль - понятие и виды. Классификация, сущность и особенности. 2021.

Оглавление книги открыть закрыть

« назад Оглавление вперед »
14.5 Регулирование « | » 14.7 Оценка эффективности администрирования