Главная » Кадровое делопроизводство » 5.2 3. Оформляющая часть приказов - общие правила
3. Оформляющая часть приказов - общие правила
 Уникализировать текст |
Между тем ст. 16 и 67 ТК РФ в контексте заключения трудового договора упоминают «работодателя или его представителя», а Пленум Верховного Суда РФ своим постановлением «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17 марта 2004 г. № 2 разъяснил, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом; иными нормативными правовыми актами; учредительными документами юридического лица (организации); локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.
Следовательно, подписи этих лиц под кадровыми приказами являются абсолютно легитимными (законными), несмотря на то, что напрямую это в унифицированных формах не предусмотрено. И поскольку согласно Порядку применения унифицированных форм* убирать из них ничего нельзя, мы оставляем в распоряжениях слова «руководитель организации» и указываем должность лица, уполномоченного подписывать кадровые приказы.
Таким образом, в реквизите «Подпись» в строке «должность» в приказах указывается должность руководителя организации («директор», «генеральный директор», «президент», «управляющий» и т.п.) либо должность руководителя обособленного структурного подразделения (например: «директор Южного филиала» и др.), а в распоряжениях — должность уполномоченного представителя работодателя («заместитель директора», «заместитель генерального директора по персоналу», «директор по персоналу», «менеджер по персоналу», «директор филиала», «руководитель представительства» и т.п.).
Этот реквизит может быть оформлен следующим образом:
3.2. Во всех унифицированных формах приказов предусмотрена виза ознакомления работника. Это общее правило: в любом приказе обязательно должны быть визы ознакомления всех фигурантов (т.е. тех работников, чьи фамилии фигурируют в этом приказе). Совершенно ясно, что от работников, не ознакомленных с приказами по основной деятельности, нельзя требовать исполнения этих приказов. Что же касается приказов по личному составу, то работники, не ознакомленные с приказами, могут неверно представлять себе условия, на которых они приняты на работу или переведены на другую работу, направлены в командировку, с какой формулировкой уволены, на какой срок получили отпуск и т.п. И в случае возникновения конфликтных ситуаций (трудовых споров) довод работника «А я не знал!», приведенный им в судебном заседании, окажется решающим для суда.
Помимо того, что подпись работника об ознакомлении с приказом обязательна, необходимо помнить еще и о возможности спора о том, не подделана ли эта подпись, не был ли приказ издан или переделан «задним числом» с подложной визой ознакомления.
Решить этот вопрос можно только с помощью экспертизы подписи работника. Однако на почерковедческую экспертизу не принимаются подписи, состоящие меньше, чем из трех букв. А ведь автографы (личные подписи) работников зачастую представляют собой просто небольшую «закорючку с хвостиком», которую невозможно идентифицировать. К тому же, даже при наличии необходимого минимума материала для исследования далеко не всегда удается дать определенное экспертное заключение. Поэтому стоит вспомнить, как подписывают документы клиенты нотариуса, который всегда просит их написать помимо автографа полностью фамилию, имя и отчество: в случае судебного спора о подлинности подписи эксперт получает достаточный объем статистического материала и может сделать четкие выводы.
Большой опыт разрешения конфликтных ситуаций между работником и работодателем привел автора к выводу о том, что кадровикам имеет смысл частично перенять методику нотариусов. Разумеется, не нужно требовать, чтобы работник полностью писал имя, отчество и фамилию, но весьма желательно, чтобы его автограф был в виде фамилии, написанной полностью, — этого вполне может быть достаточно, чтобы решить вопрос о подлинности подписи:
Конечно, знакомить работников с приказами необходимо вовремя. Для приказов о приеме на работу этот срок установлен ч. 2 ст. 68 ТК РФ: «Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы».
Для других приказов сроки ознакомления ТК РФ не предусмотрены. Однако можно делать логические выводы из существующих правил:
1) по общему правилу приказ вступает в законную силу с момента его подписания руководителем организации, если иное не установлено в тексте самого приказа.
Другими словами, в тексте приказа, изданного, например, 28 мая, может быть сказано, что работник принимается на работу (переводится на другую работу, увольняется, направляется в командировку, в отпуск и т.д.) именно в этот день, т.е. 28 мая. Однако в тексте приказа может быть указана и любая последующая дата, например 1 июня. Это означает, что приказ, изданный 28 мая, вступает в законную силу 1 июня;
2) для того чтобы приказ был легитимным, работник должен быть с ним ознакомлен не позднее чем в день вступления приказа в законную силу (если более ранние или более поздние сроки не установлены законом).
Следовательно, приказ, вступающий в законную силу вдень издания, желательно представить работнику на ознакомление в тот же день, т.е. дата издания приказа и дата ознакомления с ним работника будут совпадать. В качестве примера рассмотрим приказ о приеме работника на работу:
Приказ, вступающий в законную силу в более поздние, чем дата его издания, сроки, должен быть представлен на ознакомление до его вступления в законную силу или в крайнем случае в тот день, когда приказ начинает действовать, т.е. дата издания приказа будет наиболее ранней, следующей будет дата ознакомления работника с приказом, и затем — дата в тексте приказа (день, с которого приказ начинает работать) либо дата ознакомления и дата в тексте могут совпадать:
Безусловно, в целях доказывания необходимо, чтобы дата ознакомления была написана от руки самим работником.
Таким образом, предлагая работнику ознакомиться с приказом, кадровику рекомендуется произносить стандартные фразы: «Прочитайте, пожалуйста, внимательно приказ. Вам все в нем понятно? Тогда напишите (вот здесь) полностью свою фамилию и поставьте сегодняшнюю дату».
3.3. Визы согласования*. Многих практикующих кадровиков удивляет, что в унифицированных формах приказов отсутствуют визы согласования. Однако это отнюдь не упущение Госкомстата. Дело в том, что согласование, т.е. предварительное рассмотрение и оценка соответствующим должностным лицом организации проекта приказа, не является, с точки зрения соблюдения законодательства, обязательным. Вопрос о необходимости согласования проекта приказа со специалистами своей фирмы решает директор. Автору приходилось видеть приказы с восемью-девятью визами согласования. Вряд ли имеет смысл до такой степени усложнять процесс издания приказа. Конечно, если в организации есть штатный юрист, который хорошо знает не только хозяйственно-договорное, но и трудовое законодательство, вполне разумным будет согласование с таким специалистом всех кадровых приказов. Остальные варианты согласования определяются индивидуально, внутри каждой организации, и визы ознакомления вводятся в унифицированную форму.
Однако есть особый случай, когда виза согласования является обязательной. Согласно п. 18 Положения о главных бухгалтерах утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59 (в редакции от 17 апреля 2002 г.), назначение, перемещение и увольнение материально ответственных лиц (кассиров, кладовщиков, продавцов и др.) производятся по согласованию с главным бухгалтером. Следовательно, на приказах о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении материально ответственных лиц обязательно должна быть виза согласования с главным бухгалтером.
Разумеется, на приказе может быть и несколько виз согласования.
Поскольку визирование, как уже говорилось, — это рассмотрение и оценка проекта документа, а документ становится таковым с момента подписания его автором, на визирование необходимо представлять еще не подписанный проект приказа. Проект приказа может быть завизирован за некоторое время до подписания, и дата издания приказа будет более поздней, чем дата в визе согласования:
Либо проект приказа визируется перед подписанием приказа директором в этот же день:
В случае если специалист, визирующий приказ, не согласен с его содержанием, он не вправе отказаться от проставления своей подписи в реквизите «Виза согласования». Он обязан расписаться, дополнительно изложить свои замечания на отдельном листе бумаги, подписать их и передать на рассмотрение руководства, сделав пометку об этом над визой. После этого руководитель организации принимает решение: направить приказ на доработку либо подписать его, проигнорировав замечания:
Виза согласования может быть оформлена в нижней части лицевой или оборотной стороны приказа либо, если приказ должно завизировать большое количество специалистов, визы оформляются на отдельном листе согласования, прилагаемом к приказу.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
« назад
Оглавление
вперед »
5.1 2. ТЕКСТОВАЯ ЧАСТЬ ПРИКАЗОВ - общие правила заполнения « | » 6. Специальные правила заполнения унифицированных форм
5.1 2. ТЕКСТОВАЯ ЧАСТЬ ПРИКАЗОВ - общие правила заполнения « | » 6. Специальные правила заполнения унифицированных форм
Учебники по данной дисциплине
Административно-правовое регулирование государственной службы