Главная » Кадровое делопроизводство » 5. Общие правила заполнения унифицированных форм
Общие правила заполнения унифицированных форм
 Уникализировать текст |
1. ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ПРИКАЗОВ (общие правила заполнения)
При заполнении реквизитов унифицированных форм необходимо придерживаться следующих правил.
1.1. Наименование организации. В уставе фирмы и в свидетельстве об ее регистрации в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) может быть указано только полное наименование юридического лица (Закрытое акционерное общество «Стратегия и Тактика») либо полное и сокращенное (ЗАО «СиТ»). Если в учредительных документах имеется только полное название фирмы, необходимо использовать только его. Если же зарегистрировано и полное, и сокращенное названия, возможны следующие варианты:
а) на внешних документах обязательно указывается полное название фирмы; дополнительно можно указать и сокращенное;
б) на внутренних документах (к которым относится и приказ), можно указывать только полное, можно указывать оба варианта названия, можно ограничиться только сокращенным вариантом, например:
1.3. Наименование вида документа. Название документа обычно принято писать прописными буквами: ПРИКАЗ; АКТ и др. В госкомстатовских унифицированных формах заложены названия документов, написанные строчными буквами:
Дорабатывая формы для себя, кадровики могут выделить в них эти слова, написав их прописными буквами и добавив, например, полужирное начертание. Это очень удобно при работе с документом, да и более эстетично. Например:
На семинарах, которые проводит автор, и в «Школе кадровика»* слушатели часто задают вопрос: в чем смысл слова «распоряжение» в наименовании вида документа. Ответ на этот вопрос уже частично дан в главе 1 этой книги с помощью нормативных установлений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), согласно которой приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. В соответствии с п. 2.1.4 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Тем же п. 2.1.4. ГСДОУ определено, что распоряжения издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Таким образом,
• приказ — это единоначальный распорядительный документ, который может издавать (т.е. подписывать) только один человек в организации — ее директор;
• распоряжение — это также единоначальный распорядительный документ, однако издавать его может любое должностное лицо в организации, занимающее руководящую должность — руководители отделов, служб, цехов и других подразделений. Руководитель организации тоже может издавать распоряжения. Однако традиционно при грамотной, а значит, удобной организации документооборота в компании ее директор подписывает только приказы, а руководители структурных подразделений, в том числе обособленных, — распоряжения*. Есть, правда, один особый случай. И в трудовом законодательстве, и в делопроизводственной практике руководители обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств и других) зачастую практически приравнены к руководителям организаций. Поэтому издание приказов руководителем обособленного структурного подразделения вполне возможно и широко практикуется.
Мы видим, что само оформление реквизита «Наименование вида документа» в унифицированных формах кадровых приказов (распоряжений) предполагает, что эти документы могут быть подписаны не только самим руководителем организации. В крупной фирме путем издания должностной инструкции или приказа директора полномочия по решению вопросов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении работников, применении поощрений и взысканий и по другим кадровым процедурам могут быть возложены (делегированы), например, на заместителя директора по персоналу (менеджера по персоналу, заместителя директора по кадрам и т.п.) либо на руководителей обособленных структурных подразделений. Согласно постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. №2 делегирование этих полномочий может быть зафиксировано в учредительных документах юридического лица (организации) либо в локальных нормативных актах* или в заключенном с должностным лицом трудовом договоре. Дополнительно оформить передачу полномочий можно приказом или доверенностью. Но эти должностные лица будут издавать уже не приказы, а распоряжения по личному составу (по кадрам).
Разумеется, этот момент нужно отразить в наименовании вида документа. Поскольку запрещено удалять что-либо из унифицированных форм, слово «Приказ» убрать нельзя. Следовательно, необходимо каким-то образом выделить слово «распоряжение» в названии документа. Это можно сделать, например, переместив скобки и подчеркнув нужное слово выделением:
или каким-либо другим, удобным для вас способом.
1.4. Краткое содержание приказа (реквизит «Заголовок к тексту» по ГОСТ Р 6.30-2003), а именно следующие формулировки:
• о приеме работника на работу;
• о приеме работников на работу;
• о переводе работника на другую работу;
• о переводе работников на другую работу;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
• о поощрении работника;
• о поощрении работников, — также можно выделить полужирным шрифтом. Приведем примеры типового и адаптированного оформления этого реквизита. Типовая унифицированная форма:
1.5. В графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа по журналу регистрации. Номер может быть напечатан заранее в проекте приказа (когда точно известно, что приказ будет подписан в тот же день) либо проставлен от руки в момент регистрации.
Регистрация кадровых приказов ведется обособленно от регистрации других приказов. Приказы по основной деятельности регистрируются секретарем (в секретариате, в канцелярии или общем отделе), оригиналы хранятся там же, а копии при необходимости передаются в отдел кадров (например, копия приказа о внесении изменений в штатное расписание). Кадровые приказы регистрируют и подшивают вдело сами сотрудники кадровой службы, по мере необходимости оформляя и передавая копии в другие подразделения организации.
Для регистрации кадровых приказов необходимо использовать журнальную форму регистрации (даже в тех случаях, когда кадровая служба использует в работе специальные программы — например, «Оазис», «Фараон», «Босс-кадровик» и др.). Только журнальная форма регистрации может выручить работодателя при возникновении трудового спора, когда бывает необходимо доказать, что приказ был создан именно в тот день, который указан в графе «Дата составления», а не «задним числом». При этом регистрационные журналы должны быть защищены от изъятий и вложений — только в этом случае они будут иметь настоящую доказательственную силу. Другими словами, страницы в журналах должны быть пронумерованы типографским способом, нумератором или от руки (но обязательно не карандашом, а ручкой), прошиты и опечатаны*.
В порядковый номер приказа для удобства поиска и идентификации документа допускается включать буквенные индексы. В зависимости от объема кадрового документооборота в конкретной организации это может быть, например, буква «к» (кадровые приказы) или «л/с» (приказы поличному составу). Может использоваться еще более узкое обозначение разновидности кадрового приказа, например буква «к» может обозначать приказы о командировках**, «п» — о приеме, «у» — об увольнении и т.п.
1.6. В графе «Дата составления» указывается дата подписания приказа (распоряжения) руководителем организации (уполномоченным лицом). Дата может быть напечатана заранее, если точно известно, что документ будет подписан именно в этот день. Если уверенности в этом нет, лучше оставить окошко в унифицированной форме пустым: подписав документ, руководитель сам проставит дату от руки, либо это сделает кадровик в момент регистрации приказа.
Этот реквизит оформляется цифровым способом, т.е. тремя группами цифр, разделенных точками: два знака на день, два знака на месяц и четыре знака на год (дд.мм.гггг), например:
Эти исключения совершенно легитимны и направлены на защиту интересов работников, которые по договоренности с администрацией или по ее устной просьбе фактически приступили к выполнению работы (при приеме), либо другой работы (при переводе), либо дополнительной работы (при совмещении и т.п.), не дожидаясь документального оформления. Приказ, которому придана обратная сила, призван защитить их права, обеспечить сохранение стажа и выплату заработной платы с момента фактического начала работы.
2) на практике часто смешиваются два понятия:
• «день работы в организации» (т.е. день, когда гражданин юридически имеет статус работника данной организации, вследствие чего этот день засчитывается ему в трудовой стаж и может фиксироваться в табеле учета рабочего времени и как рабочий, и как нерабочий день);
• «рабочий день работника» (день, когда работник фактически выполняет свои трудовые обязанности в соответствии с установленным ему режимом труда и отдыха, что фиксируется в табеле учета рабочего времени как «явка»). Данные понятия не следует путать, хотя большинство кадровиков-практиков и даже некоторые юристы не научились их разделять; эта путаница приводит к тому, что кадровики и себе, и организации, и работникам создают ненужные проблемы, вплоть до нарушения законных прав и интересов работников.
Чаше всего подобные недоразумения происходили при увольнении работников из-за недостаточно четкой формулировки прежней редакции ч. 3 ст. 77, которая гласила: «Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы». Ситуацию не спасала даже прямая подсказка, содержащаяся в ст. 140 ТК РФ: «При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете». В новой редакции ч. 3 ст. 77 признана утратившей силу, а в ст. 84.1 (ч. 3) появилась новая, уточненная формулировка: «Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность)».
Таким образом, дата, указанная в тексте приказа, т.е. дата его вступления в законную силу, может совпадать и с нерабочим праздничным днем, и с выходным днем организации, и с выходным днем работника, работающего по индивидуальному или скользящему графику в том числе и при увольнении работника.
Однако при этом нужно понимать, что правоспособность руководителя организации сохраняется только в его рабочие дни. Следовательно, днем издания приказа в любом случае должен быть рабочий день руководителя организации.
Мы рассмотрели те реквизиты приказов, которые относятся к заголовочной части документа. Далее идет текстовая часть. Этот элемент индивидуален для различных разновидностей приказов, однако есть и общие для всех приказов моменты.
« назад
Оглавление
вперед »
4. Порядок работы с унифицированными формами « | » 5.1 2. ТЕКСТОВАЯ ЧАСТЬ ПРИКАЗОВ - общие правила заполнения
4. Порядок работы с унифицированными формами « | » 5.1 2. ТЕКСТОВАЯ ЧАСТЬ ПРИКАЗОВ - общие правила заполнения
Учебники по данной дисциплине
Административно-правовое регулирование государственной службы