Главная » Кадровое делопроизводство » 6.2 3. Приказы о предоставлении отпусков
3. Приказы о предоставлении отпусков
 Уникализировать текст |
На основе этих унифицированных форм оформляются приказы о предоставлении:
• ежегодных основных оплачиваемых отпусков;
• части ежегодного основного оплачиваемого отпуска;
• ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков;
• отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых по просьбе работников;
• отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых работникам по основаниям, предусмотренным законом;
• целевых отпусков (как оплачиваемых, так и без сохранения заработной платы).
С принятием с 1 февраля 2002 г. ТК РФ подсчет дней отпуска ведется в календарных днях, что получило отражение в действующих унифицированных формах приказов по отпускам.
Однако из этого правила есть два исключения. Согласно ст. 291 и 295 ТК РФ отпуск, предоставляемый сезонным работникам и работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до двух месяцев, исчисляется в рабочих днях (по два рабочих дня за месяц работы). Кроме того, существуют организации, в которых остались долги перед работниками по отпускам за те годы, когда действовал КЗоТ. Эти не предоставленные вовремя отпуска также исчисляются по правилам, предусмотренным КЗоТом, т.е. в рабочих днях. В приказах же должны фигурировать календарные дни отпуска. Поэтому в этих случаях кадровикам при подготовке проектов приказов необходимо производить пересчет рабочих дней в календарные; причем этом суббота учитывается как рабочий день.
Обсудим правила оформления реквизитов в унифицированных формах Т-6 и Т-6а.
3.2. Номер приказа для удобства регистрации может иметь в своем составе буквенный индекс «о» или другой, принятый в организации.
3.3. Приказ о предоставлении отпуска может быть издан в зависимости от ситуации в различные сроки, поэтому реквизит «Дата составления» приказа может по-разному соотноситься с датой начала отпуска.
3.3.1. Приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпусков, которые, по общему правилу, предоставляются в соответствии с графиком отпусков.
Вариант 1. Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска, предоставляемого согласно графику отпусков, работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
Известить работника о дате начала отпуска можно специальным уведомлением, но проще и удобнее издать приказ о предоставлении отпуска за две или более недели до начала отпуска (это будет удобно и для бухгалтерии: оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала, и заблаговременное издание приказа дает этой службе возможность без спешки и аврала решить все вопросы с оплатой).
Таким образом, в этом случае дата составления приказа будет минимум на две недели более ранней, чем дата начала отпуска:
Если же работник был извещен уведомлением, то приказ может быть издан и позднее (см. вариант 2).
Вариант 2. Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Другими словами, в организациях, где выплаты производятся наличными деньгами, готовые документы на выплату работнику отпускных и соответствующая сумма наличными должны лежать в кассе не менее чем за три календарных дня до начала отпуска. В тех организациях, где выплаты перечисляются на банковский счет работника, деньги должны поступить (а не быть перечислены) на расчетный счет работника не позднее чем за три дня до начала отпуска. Учитывая, что бухгалтерии требуется некоторое время для расчета суммы отпускных, а возможно, что и для получения наличных денег с расчетного счета в банке, следует издать приказ, как минимум, за 4-5 дней до даты начала отпуска работника:
Вариант 3. Наконец, отпуск работнику может быть предоставлен по его заявлению вне графика (с согласия работодателя или по основаниям, предусмотренным законом). На такие случаи не распространяется требование ТК РФ о предупреждении за две недели и выплате отпускных за три дня, поэтому приказ может быть издан (подписан руководителем организации): а) за несколько дней до начала отпуска:
3.3.2. Приказы о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска и других могут быть изданы:
а) за несколько дней до начала отпуска;
б) накануне отпуска;
в) в день начала отпуска — в экстренных случаях;
г) задолго до начала отпуска, если вопрос был решен заблаговременно.
Предположим, еще перед уходом в ежегодный отпуск, который начинается с 1 июня, работник-инвалид подал заявление о предоставлении ему сразу после ежегодного отпуска еще и отпуска без сохранения заработной платы на 60 календарных дней. Право на такой отпуск работающий инвалид (независимо от группы инвалидности / степени ограничения годности к труду) имеет на основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Работник написал заявление заранее, чтобы не приезжать специально для этого на работу. Разумеется, приказ был издан сразу после получения кадровой службой заявления работника: это необходимо было сделать, чтобы ознакомить работника с приказом под расписку еще до его ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск. Так и получилось, что разрыв между датой издания приказа и датой начала отпуска составил более месяца:
3.3.3. Приказ о предоставлении отпуска по беременности и ролам издается обычно в день начала отпуска. Это обусловлено тем, что согласно ст. 255 ТК РФ такой отпуск предоставляется женщине на основании ее заявления и листка нетрудоспособности, выданного врачом женской консультации*.
Таким образом, отпуск по беременности и родам не может быть предоставлен работнице до тех пор, пока она не предоставит в кадровую службу больничный лист, который выдается в первый день нетрудоспособности:
Однако возможен и другой вариант. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставить отпуск по беременности и родам на основании заявления работницы, однако не обязывает саму работницу писать заявление на отпуск. Иногда женщины на поздних сроках беременности продолжают работать, не оформляя отпуск. Заявление они пишут через некоторое время после получения листка нетрудоспособности, и отпуск им оформляется на оставшийся срок. Разумеется, в таких случаях приказ может быть издан и до начала отпуска.
Напомним: днем начала отпуска может быть и выходной день организации, и нерабочий — по графику — день работника, и праздничный день, а вот днем издания приказа в любом случае должен быть рабочий день руководителя организации.
3.4. Строки приказа, подготовленного по форме Т-6 (графы в форме Т-ба) «Фамилия, имя, отчество работника», «Структурное подразделение», «Должность (специальность, профессия)», а также графа «Табельный номер» заполняются по обычным правилам, рассмотренным ранее.
3.5. Период, за который предоставляется отпуск, указывается только при предоставлении ежегодного основного или/и дополнительного оплачиваемых отпусков. В остальных случаях этот реквизит приказа не заполняется*.
3.5.1. Отпускной период (рабочий год) исчисляется в соответствии со ст. 121 ТК РФ. Рабочий год начинается с первого дня работы и, по общему правилу, заканчивается накануне этой же даты следующего календарного года, т.е. составляет 365 (в високосном году — 366) дней. Так, если работник был принят на работу с 8 февраля 2005 г., то его первый рабочий год закончится 7 февраля 2006 г.:
В этот период засчитывается как время фактической работы, так и время, когда работник находился на больничном, в командировке, в ежегодном отпуске, в простое, в отпуске без сохранения заработной платы, предоставленном на основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ, был отстранен от работы из-за того, что не по своей вине не прошел вовремя обязательный медицинский осмотр или обучение по ОТ и ТБ, любые дни отдыха работника, а также время вынужденного прогула.
3.5.2. Однако период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, время прогула, отстранения от работы и время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, не подлежит включению в рабочий год.
Следовательно, рабочий год может быть больше, чем 12 календарных месяцев, если в этот период работник имел прогулы, был отстранен от работы по собственной вине, брал отпуск (или отпуска) без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней суммарно за рабочий год на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ. В этих случаях рабочий год продлевается на соответствующее число дней, например:
б) работник был отстранен от работы в течение 7 дней в связи с тем, что не прошел своевременно обязательный (по требованию ТК РФ) ежегодный медицинский осмотр. Из этих 7 дней 4 дня он пропустил, так как работодатель своевременно не оплатил поликлинике необходимую сумму за медосмотры (эти дни засчитыва-ются в рабочий год), а 3 дня пропустил по своей вине (исключаются из рабочего года). При этих условиях его рабочий год продлевается на 3 дня:
в) работник два раза брал отпуск без сохранения заработной платы: один раз на 5 дней, а другой — на 12 дней. В сумме получилось 17 дней. В итоге рабочий год должен быть продлен на эти 17 дней:
3.5.3. Таким же образом продлевается рабочий год и в том случае, если работнику (работнице) оформлялся отпуск по уходу за ребенком до 3-летнего возраста. При этом рабочий год может быть весьма продолжительным: максимально около 4 календарных лет.
Предположим, считается, что очередной рабочий год служащей начинается с 4 марта 2003 г. Однако с 26 августа 2003 г. она оформляет отпуск по беременности и родам, который закончится 12 января 2004 г. и согласно ст. 121 ТК РФ будет засчитан в рабочий год. С 13 января 2003 г. она берет отпуск по уходу за ребенком и выходит на работу, например, 5 сентября 2006 г. (ребенку почти два года); все это время (с 13.01.2003 по 04.09.2006) не включается в рабочий год. Ее отпускной стаж на момент выхода из отпуска 5 сентября 2006 г. составил 10 месяцев и 9 дней. Следовательно, ее текущий рабочий год окончится через 1 месяц и 21 день после выхода на работу из отпуска по уходу за ребенком, т.е. 25 октября 2006 г. Вот как это будет выглядеть в приказе:
3.5.4. Если согласно ст. 125 ТК РФ отпуск работнику предоставляется по частям, период, за который предоставляется отпуск, указывается один и тот же до тех пор, пока работник не использует весь свой отпуск полностью.
3.6. Рубрика «А» приказа о предоставлении отпуска одному работнику и графа 5 приказа о предоставлении отпуска нескольким работникам заполняются только при оформлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска:
В остальных случаях они остаются незаполненными, но не удаляются из унифицированных форм.
3.7. Иногда приходится оформлять работнику отпуска или их части за несколько периодов одновременно.
Предположим, за прошлый рабочий год работник использовал 21 календарный день, а 7 дней у него осталось, и они присоединены к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае необходимо отдельно оформить эти 7 дней прошлого отпуска и 28 дней текущего. Чтобы это сделать, можно скопировать в унифицированной форме необходимые реквизиты и вставить их в унифицированную форму повторно, при этом возможно редактирование текста соответствующим образом:
Стоит заметить, что компьютерная программа не сможет составить такой приказ. Поэтому кадровикам, заполняющим унифицированные формы с использованием специализированных программ, приходится в подобных случаях делать два приказа о предоставлении отпуска. В нашем примере первый приказ будет о предоставлении части отпуска на 7 дней, а второй — о предоставлении отпуска на 28 дней.
3.8. Рубрика «Б» приказа по форме Т-6 и графа 6 приказа по форме Т-ба заполняются в случаях, когда работнику предоставляются ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые на основании ч. 1 или 2 ст. 128 ТК РФ, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, отпуска для прохождения вступительных испытаний в образовательные учреждения высшего и среднего профессионального образования, учебные и все другие отпуска, за исключением ежегодного основного отпуска.
В рубрике «Б» указывается наименование отпуска в точном соответствии с ТК РФ, ниже — продолжительность отпуска и даты его начала и окончания, если они известны:
При предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3-летнего возраста в качестве даты окончания отпуска указывается день его рождения. На следующий день работнице (работнику) необходимо приступить к работе. Если работница (работник) прервет этот отпуск раньше, об этом будет издан соответствующий приказ*.
В тех случаях, когда работнику один за другим подряд предоставляются несколько отпусков, оформляемых рубрикой «Б», оформить приказ можно тем же способом, который был рассмотрен, т.е. продублировав эти реквизиты путем копирования либо издав два или несколько отдельных приказов. Способ оформления нескольких отпусков подряд один за другим каждый кадровик выбирает самостоятельно, в зависимости от способа подготовки приказов — вручную или с помощью специальной программы.
Примером оформления приказа с дублированием реквизита может служить оформление нескольких видов отпуска без сохранения заработной платы. Например, отпуск на 5 календарных дней в случае смерти близкого родственника + отпуск на 14 календарных дней работающему пенсионеру по возрасту:
3.9. В рубрике «В» суммируется продолжительность отпусков, указанных в рубрике «А» и в рубрике «Б», а также указывается дата начала первого по времени и дата окончания последнего по времени отпуска:
Отпуск, указанный в рубрике «Б», может быть предоставлен раньше, чем тот, который указан в рубрике «А».
Например, работнику может быть предоставлен сначала учебный отпуск, а сразу после него — ежегодный оплачиваемый отпуск. В этом случае кадровику, оформляющему приказ, нужно быть особенно внимательным при заполнении рубрики «В»:
Сумма отпусков в рубрике «В» может сложиться из двух отпусков, оформляемых в рубрике «А»:
Наконец, сумма отпусков в рубрике «В» может складываться из двух отпусков, оформляемых в рубрике «Б»:
Если в рубрике «А» или в рубрике «Б» указан только один отпуск, то в рубрику «В» просто переносятся данные по этому отпуску:
3.10. Несомненно, все сотрудники кадровой службы, заполняя унифицированные формы Т-6 и Т-ба, обратили внимание на то, что из новых форм удален реквизит «Основание». Надо полагать, что, поскольку новым ТК РФ предусмотрено составление графика отпусков, который является обязательным и для работника, и для работодателя, реквизит «Основание» утратил смысл, так как основанием для издания приказа о предоставлении отпуска (отпусков) теперь может быть только график отпусков.
Однако ежегодные оплачиваемые отпуска, как основной, так и дополнительный, в определенных случаях (льготным категориям работников либо с согласия работодателя) могут быть предоставлены (или перенесены) и по заявлению работника. Кроме того, все другие отпуска, безусловно, предоставляются на основании заявления работника — это требование ТК РФ.
Зачастую к заявлению работник прилагает документ, подтверждающий наличие причин для предоставления отпуска, предусмотренных ТК РФ, например:
• отпуск по беременности и родам: заявление + листок нетрудоспособности (ст. 255);
• отпуск по уходу за ребенком: заявление + свидетельство о рождении ребенка (ст. 256);
• учебный отпуск: заявление + справка-вызов из образовательного учреждения (ст. 173, 174);
• отпуск без сохранения заработной платы отцу в связи с рождением ребенка: заявление + справка о рождении ребенка (ст. 128) и т.п.
Все эти документальные основания должны быть приведены в приказе с указанием их реквизитов (наименование, дата и регистрационный номер документа). Поэтому нам приходится самостоятельно вводить реквизит «Основание» в унифицированную форму Т-6, например:
3.11. Реквизит «Подпись» и «Виза ознакомления» работника (работников) с приказом о предоставлении отпуска оформляются по стандартным правилам.
« назад
Оглавление
вперед »
6.1 2. ФОРМЫ Т-5 И Т-5А: приказы о переводе на другую работу « | » 6.3 4. Приказы об увольнении работников
6.1 2. ФОРМЫ Т-5 И Т-5А: приказы о переводе на другую работу « | » 6.3 4. Приказы об увольнении работников
Учебники по данной дисциплине
Административно-правовое регулирование государственной службы