Главная » Кадровое делопроизводство » 8. Усовершенствование унифицированных форм по учету труда применительно к потребностям кадровой службы
Усовершенствование унифицированных форм по учету труда применительно к потребностям кадровой службы
 Уникализировать текст |
1. Создание локального альбома унифицированных форм
Рассмотрим недостатки, которые, с точки зрения практиков, имеются в госкомстатовских унифицированных формах, и изменения и дополнения, которые целесообразно в них внести, чтобы эти формы не создавали проблем, а, наоборот, приносили бы удовлетворение при работе с ними, отражая всю необходимую информацию.
Сначала вспомним о существующих правилах работы с унифицированными формами.
Прежде всего еще раз подчеркнем, что унифицированные формы обязательны для применения всеми организациями, независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации*.
Однако источники получения форм могут быть различными. Часть сотрудников кадровой службы нашла унифицированные формы в Интернете (что крайне неудобно, так как в нем формы размещают в формате Lexicon, неприменимом для работы, и их необходимо переводить в формат Word).
Другая часть наших коллег имеет возможность пользоваться правовыми справочными программами, такими, как «Консультант +», «Гарант» и др. — и именно оттуда получает все унифицированные формы, причем в формате, который позволяет работать с ними и вносить в них любые изменения и дополнения, разрешенные законодательством.
Проблемы могут быть у третьей части сотрудников кадровых служб, причем, как ни парадоксально, именно у тех, чьи работодатели, заботясь о своих кадровиках, приобретают для них какую-либо специализированную программу по кадровому делопроизводству. Работа в таких программах, безусловно, существенно облегчает жизнь кадровика, однако вложенные в программу формы невозможно изменить без участия программистов. Есть два способа решения этой проблемы.
Первый способ — заставить разработчиков внести необходимые изменения в программу, но это почти нереально, так как, во-первых, не с каждым разработчиком об этом можно договориться, а, во-вторых, это требует дополнительных затрат. Второй способ использует большинство пользователей специализированных программ: заполнив необходимые поля в программе и создав, таким образом, необходимый документ, который далее будет экспортирован в бухгалтерскую программу, они открывают те же документы в формате MS Word v\, заполнив их вручную, выводят документы на печать. Подготовленный таким образом проект документа передается на подпись соответствующему должностному лицу. Как показывают наблюдения автора, это стало почти повсеместной практикой.
Повседневная работа с унифицированными формами по учету труда постоянно выявляет их недостатки. В частности, ряд форм просто не позволяет разместить в них всю необходимую информацию, так как для нее не предусмотрено место, а значит, нужно дополнять эти формы необходимыми реквизитами. Рассмотрим, как это можно сделать, но сначала напомним в очередной раз, что из унифицированных форм ни в коем случае нельзя удалять какие-либо реквизиты*. Например, отсутствие в компании профсоюзной организации не позволяет удалять из унифицированных форм реквизиты, в которых делается отметка об учете мнения профкома (Т-7: «Мнение выборного профсоюзного органа от « »___________20___г. №____учтено»; Т-8: «Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от « »___________20___г. №____) рассмотрено»).
Однако можно вносить при необходимости дополнительные реквизиты. Можно сделать на основе форм Госкомстата России свои локальные формы, включив в них необходимые реквизиты, изменив ширину граф и высоту строк, добавив дополнительные строки и графы (включая свободные), а также вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации**.
Внесение этих изменений отнюдь не означает, что теперь будет использоваться не унифицированная, а произвольная форма. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации при этом остаются без изменений (включая код, номер формы, наименование документа)* *, т.е. мы продолжаем работать с предписанными Госкомстатом России унифицированными формами, выполняя требование об обязательном применении унифицированных форм по учету труда при оформлении кадровой документации.
Необходимо только выполнить еще одно требование Госкомстата* России: оформить все внесенные изменения соответствующим организационно-распорядительным документом организации и создать локальный Альбом унифицированных форм конкретной организации. Для этого нужно:
1) внести необходимые изменения и дополнения в унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России;
2) при желании — разработать формы для тех приказов, для которых не существует унифицированных форм;
3) сформировать (в бумажном варианте) локальный Альбом унифицированных форм;
4) издать приказ об утверждении локального Альбома унифицированных форм, который может иметь такой вид:
Сброшюрованный Альбом унифицированных форм должен иметь титульный лист, на котором необходимо оформить гриф утверждения со ссылкой на приведенный выше приказ:
« назад
Оглавление
вперед »
7.1 3. Внесение изменений и дополнений в график отпусков « | » 8.1 2. Внесение полезных дополнений в унифицированные формы по учету труда
7.1 3. Внесение изменений и дополнений в график отпусков « | » 8.1 2. Внесение полезных дополнений в унифицированные формы по учету труда
Учебники по данной дисциплине
Административно-правовое регулирование государственной службы