Организационные коммуникации

Главная » Организационное поведение. Учебник » 12. Организационные коммуникации

Организационные коммуникации

Creative Commons «Attribution» («Атрибуция») 4.0 Всемирная.

Взаимодействия между индивидами и социальными группами осуществляются посредством организационных коммуникаций и обмена информацией. Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.
Деятельность любого руководителя связана с выполнением следующих операций:
— получение, проверка и обработка информации;
— разработка и реализация решений;
— контроль и корректировка их выполнения;
— систематизация и хранение данных по выполненным решениям.
Основным способом реализации этой деятельности является осуществление организационных коммуникаций (от лат. communicatio — буквально означает общее или разделяемое всеми).
Система организационных коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков (рис. 1).
Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями. При этом выделяются коммуникации по восходящей (мастер — начальник цеха — директор) и по нисходящей.
Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями организации (торговый отдел — бухгалтерия) либо исполнителями, а также между партнерами (фирмами, ассоциациями и др.).

Рис. 1. Классификация организационных коммуникаций
Эффективность указанных коммуникаций различная. Так, данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных — 20-25%, (т. е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.
Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха — около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения.
Формальные коммуникации — это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.
Вербальные коммуникации. Эти коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача осуществляется в процессе речевого диалога, совещаний, переговоров, презентаций, телефонных разговоров, когда наибольший объем передается посредством голосовой связи. Письменные коммуникации реализуются через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному письменные указания. В процессе чтения литературы мы изучаем историю, экономику, политику, культуру и тем самым черпаем знания из книгохранилища мировой культуры. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 10%.
Важную роль в функционировании организации и организационном общении играют невербальные коммуникации, использующие информацию, посылаемую отправителем без использования слов. Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений — это главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека (до 55% всех коммуникаций). К нему относятся: одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, расстояние между говорящими. Параметры речи — второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи относят: интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, употребление жаргонов, громкость голоса, произношение слов.
Невербальные коммуникации в основном имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются весьма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.
Многие невербальные сигналы, их конкретные значения являются образцами той или иной человеческой культуры, в которой "вырос" человек. В связи с этим у разных народов имеются существенные различия в невербальном поведении. К примеру, участники переговоров часто используют жестикулирование. Но тот или иной жест может означать разные понятия в разных странах. Так, болгары и русские прямо противоположным образом кивают головой, когда хотят сказать "да" или "нет". Немцы часто поднимают брови в знак восхищения чьей-то идеей. Но то же самое в Англии будет расценено как выражение скептицизма. Движение пальца из стороны в сторону в США, Италии может означать легкое осуждение, угрозу или призыв прислушаться к тому, что сказано, в Голландии — отказ.
Использование жестов-символов вызывает больше всего недоразумений, когда, не владея языком, на котором говорит партнер, собеседники стремятся объясниться с их помощью, наивно полагая, что значение жестов-символов везде одинаково. Иногда это приводит не просто к комичным, но и к неловким ситуациям. Так, в нашей стране поднятый вверх палец символизирует наивысшую оценку, а в Греции означает "заткнись". В США этот жест может в одних случаях подразумевать "все в порядке", в других — желание поймать попутную машину, а если палец резко выбрасывается вверх, то является нецензурным выражением. Вывод очевиден: если неизвестны точные значения жестов, при общении с иностранцами лучше вообще их исключить, так как их либо просто не понимают, либо они получают другое значение.
Следовательно, невербальные знаки могут быть поняты так же ясно, как и вербальные, в случае выражения их только известной участвующим сторонам системой кодов.
Конкретная коммуникация характеризуется, как правило, совокупностью признаков. Например, собрание руководителей подразделений предприятия можно квалифицировать как внутрифирменную, формальную, вертикальную, вербальную и невербальную коммуникацию.
Коммуникации в организации выполняют следующие функции:
— информативные — передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;
— мотивационные — побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
— контрольные — отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
— экспрессивные — способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему.
Причин недостатков в коммуникациях множество, в их составе можно выделить: недопонимание важности сообщения, ошибочная установка сознания (например, безразличие), логические погрешности сообщения, недостатки организации "обратной связи" и др. (рис. 2). Все многообразие причин неэффективных коммуникаций условно можно подразделить на две группы: зависящие от "отправителя" информации и связанные с "получателем". Такое подразделение относительно, так как в отдельных случаях успех общения может определяться действиями обеих сторон.

Рис 2. Классификация причин неэффективности коммуникации
Нередко руководители недооценивают желание работников и руководителей нижнего и среднего уровней быть осведомленными о состоянии дел на предприятии. Между тем результаты исследований показывают, что в числе моральных факторов, влияющих на производительность труда, сотрудники на 2-3-е место ставят гласность и информированность.
Причиной низкого КПД делового общения может быть негативное отношение к поступающей информации из-за существующих стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения, снижается его результативность.
Коммуникации также затрудняют предвзятые представления людей о новых идеях, кажущихся с первого взгляда сомнительными.

Лекция, реферат. Организационные коммуникации - понятие и виды. Классификация, сущность и особенности. 2021.

Оглавление книги открыть закрыть

« назад Оглавление вперед »
11. Сопротивление изменениям и его преодоление « | » 13. Коммуникационный процесс